Бухгалтерия на аутсорсе — плюсы и минусы


Бухгалтерия на аутсорсе: что это?

Итак, вы начали или уже ведёте свой бизнес. Сначала вы были индивидуальным предпринимателем без работников на упрощёнке: платили налоги раз в квартал и не знали горя. Но бизнес расширяется: у вас появляются сотрудники, которым надо платить зарплату, всё чаще приходят нескромные письма из налоговой, и на то, чтобы вникать в бухгалтерию у вас остаётся все меньше и меньше времени. Что делать?

Есть несколько вариантов:

  • Превозмогать по ночам и молча страдать.
  • Нанять штатного бухгалтера или даже создать целый отдел.
  • Перенести ведение бухучёта на аутсорс.

Аутсорс (от английского “out sourse”) — передача каких-либо функций или задач внешнему подрядчику. Бухгалтер на аутсорсе не является сотрудником вашей компании — это отдельный человек или целая фирма, которых на постоянной основе привлекают для решения рутинных задач по вашей бухгалтерии: общению с налоговой, начислению зарплат, ведению документооборота и так далее. Бухгалтерия на аутсорсе — довольно популярная схема, но подходит она не всем. В этой статье мы детально разберём, почему.


Выгодна ли бухгалтерия на аутсорсе?

Для небольшого бизнеса бухгалтерия на аутсорсе действительно может сэкономить приличную сумму, ведь штатный бухгалтер — это такой же сотрудник и он стоит денег. Вы платите ему зарплату, оплачиваете его больничные и отпуска, платите за него НДФЛ и делаете взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования. Это очевидные траты, но есть и другие, менее заметные.

У Сергея небольшой бизнес — он занимается поставками топлива в Якутске. Долгое время он пытался вести бухгалтерию самостоятельно, но после того, как его счёт дважды арестовали, а налоговая вкатила серьёзный штраф за ошибки в отчётности, он сдался и наконец-то решился нанять бухгалтера Алёну.

В первый месяц пришлось потратиться на обустройство рабочего места Алёны и купить ей рабочий ноутбук. Более-менее сносная модель производства HP обошлась в 45 000 рублей. Через две недели выяснилось, что Алёне нужен ещё и большой монитор, потому что без него неудобно работать с гигантскими таблицами в Excel. Докупили и монитор (ещё 17 300). На разные бытовые мелочи и канцелярию ушло 3 000 рублей.

Таким образом, в самый первый месяц штатный бухгалтер обошёлся Сергею:

  • Зарплата — 35 0000 рублей (зарплата белая)
  • НДФЛ — 5 230 рублей (13% от зарплаты)
  • Страхование — 12 150 рублей (30% от зарплаты + 0,2% за травматизм)
  • Покупка ноутбука — 45 000 рублей (к этим тратам Сергей был морально готов)
  • Покупка монитора — 17 300 рублей (к этим тратам Сергей готов не был)
  • Покупка канцелярии и мелкой электроники — около 3 000 рублей (про это Сергей тоже как-то не подумал).

Итого: 117 680 рублей.

Посчитав свои расходы за месяц, Сергей несколько приуныл.

Сергей ещё не знал, что через четыре месяца Алёна уйдёт в декрет.

Что важно: у Сергея пока что всего десять клиентов и потому финансовых операций за месяц проходит не так уж много. Фактически, бухгалтер был ему нужен только для того, чтобы правильно оформлять документы для банка и налоговой. Вполне возможно, что Сергею хватило бы и самого недорогого тарифа в бухгалтерской компании, но он об этом как-то не подумал.

Вывод: прежде чем нанимать сотрудника в штат, составьте на него «смету»: во сколько он обойдётся вам при найме, и сколько нужно будет тратить на него ежегодно. Затем составьте перечень задач, которые он будет решать. Затем сходите в несколько заинтересовавших вас бухгалтерских компаний и узнайте, сколько будут стоить их услуги и сделайте сравнение.

Кто ответит за лажу?

Любой бухгалтер — человек, а человек склонен допускать ошибки. Даже опытный бухгалтер может неправильно составить отчётность или не заплатить вовремя необходимые взносы. В результате вы получите штраф. Кто возместит вам ущерб или оплатит дни простоя, когда вы не могли работать из-за арестованного расчётного счёта?

Если в вашей компании есть штатный главбух, то в теории, вы можете взыскать с него компенсацию ущерба — закон предусматривает такую возможность (статья 243 ТК РФ). Но на практике это редкость, потому что с физлица часто взыскивать просто нечего. 

В случае с бухгалтерской фирмой ситуация интереснее. Серьёзные аутсорсинговые компании при заключении договора на обслуживание берут на себя материальную ответственность за свои ошибки. Например, если налоговая выставит вам штраф за не вовремя поданную отчётность, то сумму штрафа вам компенсируют, потому что это косяк вашего подрядчика. Однако, знайте, что таким образом поступают не все компании — некоторые отвечают за свои бухгалтерские прегрешения только в рамках определённой суммы, часто довольно символической. 

У нас в Бухгалтерии 38 действует система безусловного возмещения бухгалтерских ошибок в пределах 50 000 рублей. Если по вине нашего сотрудника вам выпишут штраф или начислят пени, в пределах этой суммы мы оплатим их из своего кармана и уведомим вас о том, что такая ситуация, увы, произошла. Для этого не требуется проводить следствие или судиться — мы всё делаем по собственной инициативе. 

Однако, если сумма штрафа для вашей фирмы превысит 50 000 рублей, это не значит, что мы откажемся выплатить ваши убытки. Мы проведём проверку, установим, что проблема действительно возникла по нашей вине и после этого возьмём на себя все обязательства по возмещению средств.

Вывод: если вы решили обслуживаться в какой-либо бухгалтерской компании, попросите шаблон договора на обслуживание для изучения — скорее всего, вам его предоставят. Продумайте все возможные неприятные ситуации, которые могут возникнуть, посоветуйтесь с юристом. Сравните образцы договоров разных компаний между собой. Если у вас возникли сомнения насчёт составления договора — отметьте все пункты, которые кажутся вам спорными или непонятными. Не бойтесь показаться смешным или невежественным — возможно, сейчас вы потратите на это несколько лишних дней, а в будущем сэкономите пару-тройку миллионов.

В целом, если бухгалтеру на аутсорсе предстоит решать достаточно типовые задачи, скорее всего, до компенсаций за штрафы дело не дойдёт. В приличных компаниях плохих сотрудников просто не держат. Профессиональный бухгалтер должен быть в курсе новостей в мире бухучёта, постоянно вести ряд клиентов и разбираться в разных областях своей профессии и поэтому проколы «по глупости» и «по незнанию» практически исключены. 

Какие есть минусы у бухгалтерии на аутсорсе?

Безусловно, у бухгалтерской компании на аутсорсе есть и свои минусы и о них нужно честно сказать.

Если вы занимаетесь каким-либо специфическим бизнесом (например, производством колбасных изделий, то есть из сырья создаёте продукты или полуфабрикаты), то, скорее всего, вам потребуется штатный бухгалтер, который сможет вникнуть во все тонкости ваших рабочих процессов. В такого рода вещах важно разбираться не только в бухучёте, но и знать отраслевое законодательство и специфику бизнеса. Это сложно, долго, дорого, но, в конечном итоге, всегда окупается.

Если через вашу компанию ежедневно проходит несколько десятков или даже сотен платежей, работа на аутсорсе будет неудобной — вы просто замучаетесь с постоянными созвонами или переписками.

В остальном бухгалтерия на аутсорсе решительно хороша.

У меня есть небольшие секреты от налоговой

Не будем лукавить — далеко не все работодатели в России чисты и безгрешны. Можно ли доверять бухгалтерской компании информацию о серых схемах и зарплатах в конвертах? Как правило, да, можно. Предоставленная информация по договору не подлежит разглашению и ни один аутсорсер в здравом уме не побежит доносить на вас инспектору. Ну и главное — хороший бухгалтер постарается найти для вас такую схему, по которой от налоговой ничего не надо будет прятать и работать можно будет чисто и легально.


А что там вообще с конфиденциальностью?

Пункт о конфиденциальности хорош ещё и тем, что защищает вашу информацию от слива на сторону. В компании-аутсорсеры часто обращаются предприниматели, которые пострадали от недобросовестных бухгалтеров, которые продали базы куда-то на сторону. Взыскать убытки с такого сотрудника практически нереально, хотя посадить по статье — возможно (но тоже довольно трудно). А вот с компанией-аутсорсером судиться гораздо проще, и, если вы докажете факт «слива», то арбитражный суд, скорее всего, встанет на вашу сторону.


Что важно знать при выборе аутсорсинговой компании?

Придя в офис бухгалтерской компании, не забудьте уточнить:

  1. Уточните, есть ли у компании опыт работы с предприятиями вашей отрасли. Если компания уже знает, как у вас всё устроено, скорее всего, вы поладите. Также вы можете собрать реальные отзывы от ваших коллег и принять взвешенное решение.

  2. Обратите внимание на опыт работы. Длительный срок нахождения на рынке — хороший сигнал, сфера отличается высокой конкуренцией, слабые специалисты здесь долго не протянут.

  3. Изучите отзывы, но не сайте компании, а на сторонних ресурсах. Негатива от клиентов избежать не может ни одна организация, но если его слишком много, это повод задуматься. Исключительно положительные отзывы так же настораживают, они могут быть ненастоящими.

В любом случае, решение о том, вести ли бухучет самостоятельно, брать сотрудника в штат или отдать эту задачу на сторону принимать только вам. Главное подходить к вопросу серьёзно и взвешенно, и обязательно делать расчёты.