Генератор документов и как он экономит ваши деньги

Пост актуален на 16.12.2019

В Бухгалтерии 38 мы не только занимаемся бухгалтерской рутиной, но и создаём новые продукты, которые облегчают жизнь нашим клиентам.

Месяц назад мы разработали и внедрили одному из наших клиентов сервис-генератор документов для приёма на работу — и сегодня мы расскажем о нём поподробнее.

В чём суть проблемы?

Когда вы принимаете на работу сотрудника, вы обязаны подписать с ним ряд документов:
— Трудовой договор
— Заявление о приёме на работу
— Приказ о приёме на работу
— Согласие на обработку биометрических данных
— Согласие на обработку персональных данных
— Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации
— Ознакомление с техникой безопасности
— Ознакомление с внутренними рабочими регламентами 

Для некоторых бизнесов порой требуются и дополнительные специфические документы, например, пропуски в отдельные зоны производства на заводе или разрешения на работу с определёнными видами техники.

Несмотря на то, что все эти бумаги — типовые, на их подготовку уходит много времени. В каждый документ нужно вписать данные сотрудника. Заполнить их по принципу «копировать-вставить» нельзя — все формы отличаются друг от друга, поэтому заполнение может затянуться на 4-5 часов. 

После того, как все документы подписаны, нужно продублировать их в базе 1С. Хороший кадровик будет вести ещё и реестр документов в Excel или Google Docs. Эти процедуры тоже отнимают немало времени — в среднем, 3-4 часа.

Таким образом, чтобы оформить одного сотрудника на работу вам требуется потратить 8-9 часов на заполнение одних только бумаг. Суммарно — целый рабочий день.

Как работает наш генератор договоров?

Наш генератор документов интегрирован с 1С клиента и работает очень просто:
— Cпециалист вносит в 1С все данные нового сотрудника один раз;
— Отмечает все документы, которые нужно сгенерировать;
— Документы генерируются автоматически и отправляются на печать (их можно сразу же подписать);
— Реестр документов ведется прямо в 1С..

Как это экономит деньги?

Чтобы оценить выгоду нашего генератора документов, обратимся к языку цифр. Предположим, что ваш кадровик получает зарплату в 35 000 рублей. К этой сумме добавляется:
— НДФЛ — 5 230 рублей (13% от зарплаты)
— Страховые взносы — 12 150 рублей (ПФР, ОМС, соцстрах, травматизм)

Таким образом, кадровик с “белой” зарплатой обходится организации в 52 380 рублей в месяц. В месяце в среднем 168 рабочих часов. Итого один час его работы стоит 312 рублей.

На подготовку и внесения в реестр всего пакета документов по новому сотруднику уходит 8-9 часов. Посчитаем, что ваш кадровик — невероятный умница (делает всё быстро и никогда не уходит на перекуры и перекусы, не делает кофе-брейки и чаепития с коллегами посреди рабочего дня) и сократим это время вдвое. Но и в этом случае остаётся никак не меньше 4 часов рабочего времени, которые обойдутся вам в 1248 рублей.

С использованием нашего генератора документов на всё уходит меньше 15 минут. Себестоимость рабочего времени — 79 рублей.

 Это ли не экономическое чудо?

Почему генератор документов важен 

Регулярное заполнение однотипных документов может свести с ума любого. Наш генератор документов убирает из работы рутину и сохраняет вам деньги, а ваши сотрудники при этом могут уделить больше времени более интеллектуальной и полезной работе. 

Кроме того, генератор документов исключает человеческий фактор. Ни один человек не застрахован от ошибок и опечаток. А генератор ошибок не допускает.

О боже, я тоже хочу такой генератор договоров! Как его купить?

Купить генератор договоров пока что нельзя — это индивидуальное решение для нашего клиента. Но мы можем сделать такой же для Вас. Вы можете оставить заявку и мы свяжемся с вами для обсуждения деталей того, как можно реализовать аналогичное решение для Вашего бизнеса.