Переходим на электронные трудовые

Пост актуален на 04.06.2020
 
С 2020 года в нашей стране появляются электронные трудовые книжки. Что это такое и как их правильно оформить?

Стандартная трудовая книжка — это обычный бумажный документ. Электронная же трудовая книжка — персональный раздел на специальном ресурсе в интернете, где будут храниться данные о всей вашей карьере, в частности:
— название организации, где вы работаете;
— ваша должность и квалификация;
— даты приёма и перевода на другую работу, увольнения;
— причины расторжения трудового договора.

В физическом виде такая трудовая книжка существовать не будет: посмотреть информацию в ней можно будет только через личный кабинет на сайтах Госуслуг или Пенсионного Фонда России.


В чём плюсы электронных трудовых книжек?

Преимущества электронной трудовой книжки перед обычной бумажной очевидны.

Для сотрудника

— электронную трудовую нельзя потерять или испортить;
— доступ к записям книжки можно будет получить через Госуслуги или личном кабинете на сайте Пенсионного Фонда России;
— работодатель не сможет задержать выдачу книжки при увольнении;
— получение пенсии теперь можно будет оформить дистанционно.

Для работодателя

— не нужно нести ответственность за её хранение и возможную утрату;
— снижается риск внесения ошибочных сведений;
— больше не придётся делать многостраничные копии — достаточно будет распечатать документ из базы.


Как осуществляется переход на электронные трудовые?

Уже с 1 апреля 2020 года для всех, кто впервые официально устроился на работу или уволился с работы после этой даты - будут делать только электронные трудовые. Бумажные останутся на руках у работников, записи им продублируют по их желанию. С 2021 года дублировать информацию на бумажных трудовых будут только тем, кому до выхода на пенсию останется менее 5 лет. Остальным будут делать только электронные трудовые книжки. 


Что делать работодателю?

Начиная с 1 апреля и не позднее 30 июня 2020 нужно будет проинформировать всех сотрудников о том, что в законодательстве произошли изменения и теперь трудовые будут электронными; информировать нужно письменно и персонально каждого. Утвержденного образца уведомления нет, так что вы можете делать это в свободной форме на бланке компании.

До 31 декабря 2020 года нужно будет собрать у работников заявления о том, хотят ли они сохранить свою старую трудовую, или же отказываются от неё, такое заявление также подается в свободной форме.

В Пенсионный Фонд России нужно будет сдать отчёт по сведениям о трудовой деятельности зарегистрированного лица, сокращённо СЗВ-ТД. Это новый отчёт, в котором будет содержаться информация по всех кадровых изменениях у работников. Подавать такой отчёт нужно будет ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчётным. То есть, например, сведения за июнь, нужно подавать до 15 июля. Кроме того, если вы нанимаете работника или увольняете работника, отчёт СЗВ-ТД отдельно по такому работнику нужно будет подать немедленно — уже на следующий рабочий день.

Важно: здесь есть определённая тонкость. Если вы принимаете сотрудника, то делается только запись о приёме. А вот если происходит кадровое перемещение или увольнение сотрудника, который работал по состоянию на 31 декабря 2019 года, то сначала делается последняя запись с кадровым событием до конца 2019 года и только потом уже — запись по кадровому событию, произошедшему в 2020 году. 

При увольнении работнику нужно выдавать помимо прочего новую справку — СТД-Р.

Ссылка на бланк СТД-Р

В специализированных программах для бухгалтерского учёта уже произошли все необходимые обновления — все формы для таких отчётов там есть.


Что делать работнику?

Для работников всё гораздо проще. Как мы и писали выше, до 30 июня 2020 нужно определиться — хочет ли он сохранить бумажную трудовую. Скорее всего, многие сотрудники, особенно из старшего поколения, захотят это сделать — в силу возраста они не очень ладят с высокими технологиями.

— Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, то книжка остаётся в ведении работодателя и сведения в неё вносятся наравне с электронной версией.
— Если сотрудник выбирает переход на электронную версию, то работодатель выдаёт ему трудовую на руки и больше не ведёт в ней никаких записей.

В будущем, когда работник захочет устроиться на новую работу, или, скажем, взять кредит и ему потребуется выписка из книжки, сделать её можно будет, выгрузив данные через личный кабинет на сайтах Госуслуг или Пенсионного Фонда России.

Если вы впервые официально устроитесь на работу после 1 апреля 2020 году, то бумажной трудовой у вас уже не будет — останется только её электронная версия.

Переход на электронные трудовые коснётся каждого — и работников, и работодателей. Процесс перехода уже запущен, все нормативные акты приняты и нам остаётся только подстроиться под новые требования закона. Оформите электронные трудовые как можно раньше и не нарушайте трудовое законодательство. Ну а мы в Бухгалтерии 38 всегда рады вам помочь вам с кадровым учётом: оформить переход на электронные книжки, вовремя подать все необходимые отчёты и главное — освободить вас от бумажной волокиты, дав возможность заниматься вашим любимым бизнесом.


Как сделать электронные трудовые у нас в Бухгалтерии 38

Мы всегда рады помочь вам решить вопросы кадрового делопроизводства. Работы по регистрации событий по формам СЗВ-ТД и СТД-Р включены во все тарифы Бухгалтерии 38, кроме тарифа «Простой расчёт».

Стоимость услуги отдельно или в тарифе «Простой расчёт» — 500 рублей (при наличии услуги электронной отчетности и при наличии действующей ЭЦП)

Об услуге «Оформление приёма на работу».

Об услуге «Ведение рутинной части кадрового делопроизводства»


Актуальные тарифы Бухгалтерии 38