Банк выдал карту для моего ООО: в чём подвох

История вопроса

Очень часто к нам в Бухгалтерию 38 приходят клиенты с одной и той же печальной историей, которая начинается со слов: «Банк выдал моей компании корпоративную карту». Далее следует горестный рассказ о том, как директор компании с помощью карты для себя открыл врата в мир кутежа и наслаждений и накупил себе множество материальных ценностей: машину, плазму и трёхкамерный холодильник. И всё бы хорошо, но в один прекрасный день в компанию пришёл суровый налоговый инспектор и всё испортил, инициировав проверку по теме «Растрата имущества юридического лица». 

Чтобы уберечь легкомысленных директоров от роковых ошибок, мы решили написать этот пост.


Что такое корпоративная карта?

Итак, корпоративная карта, по сути, — самая обычная банковская карта, но оформлена она не на физическое лицо, а на компанию — ООО или ИП. Карта может быть:

  • Именной или неименной. Именные карты можно закреплять за конкретными сотрудниками организации (например, за директором или главным бухгалтером). Неименные карты могут использовать любые сотрудники.

  • Дебетовой или кредитной. В первом случае используются деньги с расчётного счёта организации, во втором — средства банка, которые впоследствии надо будет вернуть.

Довольно часто под корпоративную карту заводят отдельный счёт в банке. Таким образом исключается возможность перерасхода средств свыше определённого лимита. 


Для чего можно использовать корпоративную карту?

Корпоративную карту можно использовать только для нужд компании. Например:
— Покупать товары для офиса (письменные столы, принтеры, канцтовары).
— Оплачивать командировочные и представительские расходы (билеты на самолёт, трансфер из аэропорта, проживание в гостинице).
— Оплачивать услуги в интернете (рекламу, профильные сервисы).

Корпоративную карту ни в коем случае нельзя использовать для:
— Личных покупок (наручные часы, сумка «Луи Виттон», щенок лабрадора).
— Выплат сотрудникам (зарплата, больничные, пособия).

Карта для ООО. Да и нет.jpg

Дело в том, что все операции по корпоративной карте подлежат отчёту. По всем расходам у вас должны быть документы. В зависимости от того, что вы купили — товар или услугу, это могут быть:
— Акт выполненных работ;
— Товарная накладная;
— Универсальный передаточный документ (УПД);
— Кассовый чек с онлайн-кассы с QR-кодом и слип-чек с банковского терминала;
— Бланк строгой отчётности.

Например, если вы оплачиваете картой контекстную рекламу, то на почту вам придёт акт об оказанных услугах. Если заказали в IKEA стулья для вашего офиса, то служба доставки передаст вам товарную накладную и кассовый чек с OR-кодом. В любом случае, этот документ необходимо будет передать в бухгалтерию, где её внесут в специальный отчет.

Естественно, что если вы купите по карте что-то странное, что ну никак не относится к деятельности компании, бухгалтерия не сможет провести эти траты в отчётности.

Олег руководит небольшой организацией. На днях он воспользовался корпоративной картой своего ООО и купил себе новенький спиннинг за 18 234 рубля. Всё бы ничего, но компания Олега занимается поставками газового оборудования и покупку спиннинга посчитать целевой нельзя даже при очень большом желании. 

Главбух организации узнал об этой шалости Олега практически мгновенно, потому что настроил себе на почту оповещения обо всех тратах по карте. 

Был большой скандал.

Что будет, если с карты снять наличку?

Кто-то думает, что если нельзя оплатить сомнительную покупку с карты, то это можно сделать наличными. Нет! Снимать наличные, безусловно, с карты можно, но в банке эта операция отобразится как «выдача денег под отчёт». И эти траты тоже надо будет подтвердить документами, а остаток — вернуть в кассу или внести обратно на карту (и опять-таки отчитаться об этом).

Важно: если вы сразу снимете слишком большую сумму со счёта (более 600 000 рублей или более 80% от вашего месячного оборота), то, скорее всего, ваш банк что-то заподозрит и подключит к делу службу финансового мониторинга. Как минимум они позвонят вам, чтобы подтвердить операцию, но, скорее всего, просто заблокируют ваш счёт от греха подальше до выяснения обстоятельств.

Снимать деньги с карты без каких-либо отчётов может разве что ИП на УСН — такая операция классифицируется как вывод личных средств и отчитываться за неё перед налоговой или банком не нужно, если объемы снятия меньше 80% от месячного оборота и не превышают 600 000 рублей в месяц.

А если наоборот, закинуть наличку?

Вносить деньги на карту можно. Ключевой принцип — это должны быть деньги компании, например, наличные из кассы или возврат неиспользованных подотчётных средств. В редких случаях это могут быть деньги физического лица (например, возврат физическим лицом займа выданного ранее ему компанией).

Но и в этом случае нужны отчётные документы! Поэтому лучше всего вносить деньги на счёт не через банкомат, а через отделение банка, так как там вы получите документ с назначением платежа. Это очень важно, потому что иначе налоговая может посчитать эту сумму как облагаемую налогом. 

Также лучше предупредить о такой операции вашего бухгалтера заранее.

Внезапное раскаяние

Если вы прочитали эту статью и внезапно осознали, что уже наворотили дел с корпоративной картой, то, в любом случае, сразу паниковать не стоит. Лучше, всего, конечно, покаяться перед своим главбухом или обратиться в бухгалтерскую компанию (например, к нам), восстановить хронологию всех операций и понять, о какой сумме идёт речь. Если она окажется сравнительно небольшой, то, вероятнее всего, всё обойдётся. Однако, в любом случае, нужно собрать чеки (акты, накладные и прочее) по всем тратам.

Некоторые траты, хоть и с натяжкой, можно обосновать нуждами компании. Например, вы купили себе новый дорогой смартфон, чтобы играть на нём в игры. Но при желании, его можно посчитать инструментом, который нужен вам для работы (ведь там все банковские приложения, курсы акций и камера для видеоконференций с клиентами) — и тогда покупка начинает казаться более-менее целевой.


Резюме

Подводя итоги:
— Покупайте по карте только то, что нужно фирме.
— Ни в коем случае не рассчитывайтесь по карте с сотрудниками.
— Собирайте все чеки и отдавайте их в бухгалтерию. Обратите внимание, что с 01.07.2019 бухгалтерия примет только чеки с онлайн-касс, которые содержат специальный QR код. К каждой оплате по карте помимо чека должен прилагаться так называемый слип-чек — квитанция с платежного терминала.
— Не снимайте слишком большие суммы.

Разумеется, что соблазн воспользоваться корпоративной картой в личных целях всегда будет одолевать любого. Но если вы хотите купить по карте что-то, что будет сложно объяснить нуждами компании (например, игровую приставку), то лучше предварительно спросите своего бухгалтера, как лучше поступить.